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教育培训学校如何加强财务及合同的管理

2015-04-10
摘要: 财务管理中应该注意的问题及解决办法 ...
关键词:教育培训机构  合同管理  财务管理  

  一、财务管理中应该注意的问题及解决办法

  1.一些培训机构违反银行结算管理规定,转账金额起点以上用现金支付的较多,个别培训机构用现金支出占总支出的60%以上。例如,某培训机构在外地开来的劳务费发票一张有几十万元的也用现金支付,且单张金额太大。

  解决办法:严格执行银行结算规定,转账金额起点以上的必须用转账支付,开支票时必须填写收款单位全称和用途及开票日期;不准开空头支票和远期支票,收款单位要与发票的单位一致。在外地开的劳务费发票必须附有真实的劳务合同或协议。

  2.有些培训机构购买原材料和办公用品等缺少验收入库和领用出库手续,既没有入库和出口单,也没有验收人和领用人签字,特别是在培训教室的公物和消耗品,大部分手续不全,更有甚者套写的发票还不复写;还有的购买物品没有明细,或有明细内容也与发票不符,如:数量、单价、金额、合计等上下不一致等。

  解决办法:购买原材料和办公用品等必须由经手人签字,并有验收入库和领用出库手续,(既有入库和出口单),验收人和领用人必须签字;培训教室购买的原材料和消耗品必须有三个以上人签字(签字的人应是在现场的人员),发货票必须复写或套打的;购买的材料和办公用品必须有明细(加盖售货单位的有效印章),且与发货票相符。

  3.汽车票子和办公用品费用(硒鼓、墨盒、复印纸等)报的较多,且直接用现金支付,有套现的嫌疑。

  解决办法:实际是租车费而用汽油票子顶的尽量用租车费发票,办公用品要严格控制,即使非买不可,也要用转账支付,该办政府采购的要走政府采购,附所购办公用品的明细并加盖售货单位的有效印章。

  4.个别培训机构的库存材料和库存产品账面的数量和金额较多,存放的时间较长,有的材料已老化,产品已过期或丢失,实际价值远远低于账面价值,存在潜亏。

  解决办法:库存材料和库存产品要定期进行盘点,每个月末应盘点一次,最长一个季度盘点一次,出现短缺和已经老化过期的材料、产品要及时向领导汇报,办理盘亏处理手续。防止越放贬值越多,亏损越大的现象的发生。

  5.12月份成本费用列支的较多,出现各月成本严重不匹配的现象,特别是节假日前后到各大商场、超市购买办公用品的发票报销较多,如:某某培训机构二零零八年一月一日在某大型超市购买办公用品金额40000元,一看就是假的,以后一定要注意。

  解决办法:成本费用尽量做好预算,提前处理,不要挤到12月份用列支,防止出现各月成本严重不匹配的现象,特别是节假日前后尽量不要出现在各大商场、超市购买办公用品等的发票。

  6.应收账款较多,且时间较长,处理和追讨不及时,对方的欠款手续不全,如:合同已过期(超过法律诉讼期),没有追讨记录和对方盖章确认的欠款说明等,还有以用人名长时间挂账的现象。

  解决办法:应收账款要经常清理,追讨要及时,对方的欠款手续要全,追讨记录和欠款说明等要对方盖章确认;个人借款要及时清理,坚持前款不清下款不借的原则,不要出现用个人名义借款长时间挂账的现象。

  7.有用一张转账支票给两家收款单位(也就是两家的发票)的问题,有套现的嫌疑。

  解决办法:不能用一张转账支票给两家收款单位,应一个单位用一张支票结算,不够转账金额起点的可以用现金结算。

  8.有的报销一连几张发票金额都一样,(如:几张发票都是6999元和980的),而销货方又都是一家,发票号还是连着的,给人一种不真实的感觉

  解决办法:不要出现一连几张发票金额都一样,而销货方又都是一家,发票号还是连着的现象,如果所开发票额有限,尽量头几张开满,不要简单的被几一除得个平均数,然后随便把这个数填到发票上,避免犯一些低级的错误。

  9.有的培训机构劳务费和出图费占成本比较大。仅劳务费一项就占总成本的60%以上,劳务费一是指单位雇用临时工和在校大学生所发生的费用,所以若劳务费占总成本偏大,就不是正常现象。

  解决办法:劳务费和出图费要尽量控制,实在没办法必须发生的手续也要全,如:需要劳务尽量通过劳务派遣培训机构,与较大相对正规的劳务派遣培训机构签订劳务派遣合同,然后按月用转账支票支付,这样可以控制劳务费的数额,防止腐败现象的发生。

  10.出借资质的工程项目成本费用很难控制,存在较大的质量和财务风险。因为出借资质的工程项目,施工现场和施工过程没有出借资质方的人员参与施工和管理,到底发生哪些费用,工程造价是否合理,所用的材料和施工的质量是否符合要求等都很难知晓,所以,存在较大的风险。

  解决办法:尽量不要出借资质,可采用工程分包的方式,这样可以避免财务风险和工程质量风险。

  二、合同管理中应注意的问题及解决办法

  1.有些单位对外签的合同,存在合同所签的单位与所开发票上的单位不一致,是两个单位,这样很难辨别此项业务的真假,一旦被检查出来很难解释的通。

  解决办法:所签合同的单位与开发票上的单位一定要一致,实在不一致的应由所签合同单位出证明(加盖公章)。

  2.签订的合同有的内容和条款不全,如违约责任,签订的时间,对方单位的地址,法人代表,经办人,联系方式等内容填的都不全,经不起推敲,真实性较差。

  解决办法:签订合同的内容和条款一定要全,如果不全拒绝付款。

  3.合同的管理比较乱,有的单位不知道存哪?解决办法:合同是重要的文件,一定要保存好,决不能丢失。合同一律由档案室(办公室)管理,销售部门也要留一份复印件备查,外来检查合同时一律由档案室提供。

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